1. Personvernerklæringen gjelder

 

Denne personvernerklæringen gjelder for ECIT Law Advokater AS (heretter «ECIT Law», «vi» eller «oss»). Vi er behandlingsansvarlige for behandling av personopplysninger beskrevet i denne personvernerklæringen. Formålet med erklæringen er å informere deg som klient/samarbeidspartner om hvordan vi behandler dine personopplysninger og formålet med behandlingen.

 

ECIT Law tilbyr juridiske tjenester av ulik art, derfor må «sak» i denne erklæringen forstås utvidende med mindre annet er nevnt, slik at den omfatter alle oppdrag vi tar på oss i forbindelse med vår virksomhet, enten det er konsultasjon, dokument- og kontraktsrevisjon, rettssaker eller annen juridisk rådgivning.

 

Du finner vår kontaktinformasjon på siste side.

​

 

2. Hvem behandler vi opplysninger om

 

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger i forbindelse med advokatvirksomheten.

 

Vi behandler personopplysninger om: 

 

• våre kunder; herunder privatkunder, privatpersoner og kontaktpersoner hos bedriftskunder;

• personopplysninger om enkeltpersoner hos parter (herunder, motparter, leverandører, samarbeidspartnere) eller andre enkeltpersoner som er involvert eller berøres av en sak vi bistår i;

• andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til;

• opplysninger om våre ansatte;

• opplysninger om våre partnere;

• besøkende på vår nettside;
  
   

3. Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

 

Nedenfor er en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

 

Etablering av klientforhold og administrasjon av klientforholdet: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag foretar vi en konfliktvurdering før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Denne konfliktvurderingen tjener et legitimt formål. Rettslig grunnlag for dette er GDPR artikkel 6 nr.1 bokstav c., jf. også Domstolloven § 224 og RGA punkt 3.2.

 

For privatkunder innebærer en slik konfliktsjekk som regel behandling av fullt navn og hva saken gjelder. 

 

Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av bedriftskunder innebære behandling av personopplysninger.

 

I tilknytning til etableringen av et nytt klientforhold foretar vi en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven og tilhørende forskrift.

 

Kundekontrollen består normalt i å:

 

• registrere nærmere bestemte opplysninger i henhold til hvitvaskingsloven §§ 12 og 13, jf. også §§ 17 og 18.

• å få identiteten til klienten og eventuelle reelle rettighetshavere bekreftet.

• samt å hente inn opplysninger om klientforholdets formål og tilsiktede art.

 

Slik kundekontroll er nødvendig for at vi skal oppfylle våre rettslige forpliktelser i henhold til hvitvaskingsloven §§ 4, 7, 8, 12, 13, 17, 18 samt hvitvaskingsforskriften § 4, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c.

 

Dersom vi tar oppdraget registreres følgende kontaktinformasjon hos privatkunder og bedriftskunder:

 

• Fullt navn på kontaktperson(er), representanter og innehavere hos kunden

• Fødselsnummer og D-nummer (for privatkunder)

• Telefon nr. til kontaktperson(er), representanter og innehavere hos kunden

• E-postadresse til kontaktperson(er), representanter og innehavere hos kunden

• Postadresse til kunden

 

Registreringen av ovennevnte personopplysninger for privatkunder og bedriftskunder er nødvendig for å kunne demonstrere riktig oppfyllelse av en rettslig forpliktelse som påhviler ECIT Law, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

 

Sakshåndtering: I enkelte advokatoppdrag får vi tilgang til personopplysninger om klienten, motparter og andre personer som berøres av saken. Opplysningene kan fremgå av dokumenter klienten oversender, prosesskriv, bevis, brev, korrespondanse eller annen saksinformasjon. Behandlingen skjer primært for å kunne yte de advokattjenestene klienten har bestilt. For oppdrag der klienten er privatperson, er behandlingen av personopplysninger om klienten normalt nødvendig for å oppfylle oppdragsavtalen med klienten, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b. For personopplysninger om andre registrerte (for eksempel motparter, vitner, ansatte/representanter hos klienten eller andre tredjepersoner) er behandlingen normalt nødvendig for våre berettigede interesser i å kunne etablere, ivareta og gjennomføre klientoppdraget på en forsvarlig måte, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f.

 

Kunnskapsforvaltning: Når vi jobber med et oppdrag utarbeider vi ofte dokumenter for klientene våre, disse dokumentene velger vi av og til å gjøre om til maler som kan anvendes i fremtidige saker. Slike ferdige maler og modeller er anonymiserte og inneholder ikke personopplysninger. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, interesseavveining.

 

Klientadministrasjon: Vi oppretter saksmapper og administrerer kontakt- og saksopplysninger for å kunne planlegge, gjennomføre og følge opp oppdraget. Vi registrerer også tidsbruk, utlegg og andre kostnader, og utsteder faktura. Saks- og oppdragsinformasjon kan i tillegg legges inn i interne systemer for oppgave- og ressursstyring. Behandling som er nødvendig for å administrere og levere oppdraget (for eksempel etablering av saksmappe, løpende oppfølging, kommunikasjon og oppgaveplanlegging) skjer normalt med grunnlag i GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b for privatklienter, og for øvrige registrerte med grunnlag i GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f. 

 

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet, med mindre klienten fremmer et ønske om at saksdokumentene oppbevares for et kortere eller lengre tidsrom enn 10 år. Advokater er pålagt å arkivere dokumenter relatert til advokatoppdragene i henhold til advokatloven § 36. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. advokatloven § 36.

 

Fakturering: Vi behandler kontaktopplysninger for å utstede, adressere og sende faktura, herunder eventuelle referanser (f.eks. oppdragsreferanse, fakturareferanse eller merking) som bedriftskunden ber oss benytte. For privatkunder benytter vi oppgitt postadresse og/eller e-postadresse for utsendelse av faktura og betalingsinformasjon. Opplysninger knyttet til faktura og betaling inngår i vår regnskapsføring og oppbevares i tråd med gjeldende krav. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle våre plikter til dokumentasjon, bokføring og oppbevaring av regnskapsmateriale, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c, bokføringsloven §§ 10–12, jf. bokføringsforskriften kapittel 5 (salgsdokumentasjon) og kapittel 7 (oppbevaring og tilgjengelighet).

​

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer kan i begrenset utstrekning være tilgjengelige for oss og/eller våre leverandører i forbindelse med drift, vedlikehold, oppdateringer, feilsøking, tilgangsstyring, sikkerhetskopiering og andre sikkerhetstiltak. Behandlingen skjer for å sikre konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og robusthet i våre systemer. 

Det rettslige grunnlaget er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c, fordi behandlingen er nødvendig for å oppfylle våre plikter etter GDPR, herunder krav til egnede tekniske og organisatoriske tiltak, jf. særlig GDPR art. 32 (samt prinsippet om integritet og konfidensialitet i art. 5 nr. 1 bokstav f og krav til ansvarlighet i art. 24). I tillegg kan behandlingen være forankret i GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f, basert på vår berettigede interesse i sikker og stabil drift og i å forebygge og avdekke uautorisert tilgang, datatap og misbruk.

 

Nyhetsbrev og elektronisk markedsføring: Vi kan sende nyhetsbrev og annen elektronisk informasjon om våre tjenester og faglige oppdateringer til (i) personer i et eksisterende kundeforhold og (ii) personer som har samtykket til slik utsendelse. Det er alltid enkelt å reservere seg ved avmeldingslenke i utsendelsen eller ved å kontakte oss. Der vi har et eksisterende kundeforhold, og vilkårene er oppfylt, skjer utsendelser i tråd med markedsføringsloven § 15 tredje ledd. I andre tilfeller skjer utsendelse basert på samtykke, jf. markedsføringsloven § 15 første ledd og GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a. Samtykke kan trekkes tilbake når som helst.

 

4. Hvem vi deler personopplysninger med

 

Våre tredjepartsleverandører av blant annet IT-tjenester, leverandører av prosjekt og kommunikasjonsverktøy og øvrige samarbeidspartnere vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss.

 

Vi behandler personopplysninger på ulike plattformer og applikasjoner i forbindelse med både interne og eksterne prosesser. Arbeidsverktøy, systemer og samarbeidspartnere vi benytter er følgende:

 

Prosjekt- og kommunikasjonsverktøysystemer og IT driftstjenester:

 

• Microsoft Office Business Plus-applikasjoner (Word, Excel, PowerPoint, Teams, E-post, Kalender, Outlook, One Drive)

• Google Workspace Business Plus-applikasjoner (Gmail, Google Doc, Google Drive, Google Meet, Google Calendar, Gemini)

• Workshare Compare

• Adobe

• ECIT Solutions/Dokumentpartner

• ECIT SIgn 

• Advisor

• Legal Plant

• Procano AS

• AYR AS

• Sagalegal (Saga AI)

 

 Regnskapssystemer og faktureringssystemer:

 

• Advisor

• Tripletex

• PowerOffice GO

 

Regnskapsfører, revisor og andre samarbeidspartnere:

 

• ECIT Services AS

• Eyedea AS

• Cedra Norge AS

• ECIT AS

• ECpay

• Sparebank 1, Ringerike/Hadeland

• DnB (Valuta)

 

Markedsføringsverktøy og systemer:

 

• LinkedIn

• Facebook

• Workplace

• Instagram

• Wix.com

 

Annet:

 

• Dun & Bradstreet (Bisnode)

• Norkart

• Ambita

• Propware

 

Advisor er leverandør av advokatløsninger, og leverer systemer for saksbehandling, dokumenthåndtering, kunnskapsforvaltning, timeregistrering og fakturering. Les Advisor sin personvernerklæring her: Advisor Personvernerklæring.  

 

ECIT Solutions/Dokumentpartner er leverandør av IT-driftstjenester. Les ECIT sin personvernerklæring her: ECIT Personvernerklæring

 

ECIT Sign er en løsning for elektronisk / digital dokumentsignering. ECIT Sign leverer signering av typen ‘’håndskrift’’ og sikker signering med eID. Les ECIT sin personvernerklæring her: ECIT Personvernerklæring

 

PowerOffice Go er et system for regnskap, fakturering og timeregistrering som vi og vår regnskapsfører benytter. Les PowerOffice Go sin personvernerklæring her: PowerOffice Go Personvernerklæring

 

Tripletex er leverandør av advokatløsninger, og leverer systemer for saksbehandling, dokumenthåndtering. Les Tripletex sin personvernerklæring her: Tripletex Personvernerklæring

 

ECIT Services AS er vår autoriserte regnskapsfører. Les ECIT sin personvernerklæring her: ECIT Personvernerklæring

 

Sparebank 1, Ringerike/Hadeland er vår bedriftsbank. Les Sparebank 1, Ringerike/Hadeland sin personvernerklæring her: Sparebank 1, Ringerike/Hadeland Personvernerklæring

 

DnB Bedrift er vår bedriftsbank for innbetalinger i valuta. Les DnB sin personvernerklæring her: Personvern | Om oss fra A til Å - DNB 

 

ECPay er vår samarbeidspartner innen fordringsadministrasjon. De bistår med oppfølging av ubetalte fakturaer og inkasso. ECPay Personvernerklæring

 

Dun & Bradstreet (Bisnode) bruker vi for å foreta kredittsjekk av nye kunder som en del av den innledende prosedyren når vi påtar oss oppdrag. Les Dun & Bradstreet (Bisnode) sin personvernerklæring her: Dun & Bradstreet Personvernerklæring

 

Cedra Norge AS er vår autoriserte revisor. Les Cedra sin personvernerklæring her: Cedra Personvernerklæring 

 

ECIT er et regnskaps- og IT-konsern som vi samarbeider med på ulike nivåer både hva angår eksisterende klienter og nye klienter ved at vi blant annet får inn innkommende oppdrag via ECIT og ved at vi samarbeider på oppdrag med ECIT. Les ECIT sin personvernerklæring her: ECIT Personvernerklæring

 

Google Workspace Business Plus er en samling av skybaserte tjenester og applikasjoner for data og mobil som vi bruker for saksbehandling, dokumenthåndtering, datalagring og kunnskapsforvaltning. Les Google sin personvernerklæring her: G Suite Personvernerklæring. AYR AS er forhandler og lisenspartner av Google Workspace sine produkter.

 

Microsoft Office Business Premium er en samling av skybaserte tjenester og applikasjoner for data og mobil som vi bruker for saksbehandling, dokumenthåndtering og kunnskapsforvaltning. Les Microsoft sin personvernerklæring her: Microsoft Office 365 Personvernerklæring. Tilgang til Microsoft Office Business Premium applikasjoner er tildelt via avtale med Procano AS.

 

Workshare Compare er et sammenligningsprogram for å spore endringer som er gjort i dokumenter. Vi bruker det ifbm. utarbeidelse av kontrakter o.l.  Les Workshare Compare sin personvernerklæring her: Litera Workshare Personvernerklæring

 

Adobe System er et verktøy vi bruker for dokument – og bildebehandling, Les Adobe sin personvernerklæring her: Adobe Personvernerklæring

 

Norkart er en norsk leverandør av geografiske informasjonssystemer (GIS). Vi bruker Norkart til å innhente eiendomsinformasjon i forbindelse med og relatert til oppdrag vi påtar oss for kunder. Les Norkart sin personvernerklæring her: Norkart Personvernerklæring

 

Ambita er en norsk leverandør som tilbyr IKT-tjenester, -systemer og -produkter med basis i eiendoms- og kartinformasjon, blant annet fra kommuner, boligbyggelag, energiverk og Kartverket. Vi bruker Ambita til å innhente eiendomsinformasjon i forbindelse med og relatert til oppdrag vi påtar oss for kunder. Les Ambita sin personvernerklæring her: Ambita Personvernerklæring

 

Propware er et sakssystem og et digitalt brukerverktøy rettet mot advokater som bistår privatpersoner og selskaper med salg og kjøp av fast eiendom. Tjenesten er utviklet for å gi advokater et arbeidsverktøy for tilgang til informasjon, dokumentasjon og tjenester som typisk relaterer seg til eiendomsmeglingsoppdrag og advokatmegleroppdrag.

 

Facebook/Workplace tilbyr kjente funksjoner som opprettelse av profiler, sider og grupper, tjenester for chat, live videosending m.m. Disse tjenestene benytter vi for både intern og ekstern kommunikasjon og markedsføring. Les Facebook (herunder Workplace) sin personvernerklæring her: Facebook Personvernerklæring

 

Instagram er en bilde- og videodelingstjeneste som tilbyr opprettelse av profiler, sider, chatt, deling av livestories, bilder og videoer. Disse tjenestene benytter vi for intern og ekstern kommunikasjon og markedsføring mot klienter og kunder. Les Instagram sin personvernerklæring her: Instagram Personvernerklæring

 

LinkedIn tilbyr tjenester for opprettelse og administrering av bedriftsprofil og personlig profil. Vi benytter LinkedIn for å engasjere oss med vårt profesjonelle nettverk, få tilgang til kunnskap, innsikt og muligheter, publisere innhold fra våre kanaler, herunder også for å nå ut til og kommunisere med potensielle nye kunder. Les LinkedIn sin personvernerklæring her: LinkedIn Personvernerklæring 

 

Wix.com bruker vi ifbm. utvikling av hjemmeside. Les Wix.com sin personvernerklæring her. Wix.com Personvernerklæring

 

Saga AI er en plattform for AI-assistert juridisk arbeid, herunder utarbeidelse og strukturering av tekst, samt behandling, analyse og oppsummering av dokumenter. Vi benytter Saga AI som et arbeidsverktøy for å effektivisere vår interne saksbehandling og dokumentproduksjon. Les Saga sin personvernerklæring her: Saga AI Personvernerklæring

 

LegalPlant er en plattform for advokater for KYC/AML håndtering og registrering, saksregistrering, arbeidsflyt, kundekontakt med videre. Det er inngått lisensavtale med LegalPlant som gir ECIT Law rett til å benytte den til enhver tid gjeldende versjon av plattformen. Les LegalPlant sin personvernerklæring her: LegalPlant Personvernerklæring

 

Tredjeparter nevnt over kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen, inkludert slik beskrevet i personvernerklæringene til våre respektive tredjeparter.

 

Vi etterstreber å sørge for at all behandling av personopplysninger som vi foretar (eller våre samarbeidspartnere og leverandører foretar på våre vegne) skjer innenfor EU/EØS-området. Dersom vi behandler personopplysninger utenfor EU/EØS (tredjeland) vil EUs standardkontrakt/standardklausuler for overføring av personopplysninger til tredjeland benyttes som rettslig grunnlag (i tråd med 2010/87/EU og C-311/18).

 

I tillegg vil behandling først skje etter at det er foretatt en risikovurdering av personvernlovgivningen i det aktuelle tredjelandet.

​

​

 5. Taushetsplikt

 

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 211. Alle opplysninger som blir betrodd til oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

 

Vi deler ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn som tidligere beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette, eller at utleveringen er lovpålagt.

​

​

 6. Lagring av personopplysninger

 

Vi lagrer saksdokumenter i vårt saksbehandlingssystem så lenge saken er under behandling. Ved avslutning av saken overføres den enkelte saksmappen til vårt arkiv hvor den videre kan oppbevares i 10 år.

 

 Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

​

​

 7. Dine rettigheter

 

I henhold til gjeldende rett om behandling av personopplysninger har du flere rettigheter som klient hos oss. Hvilke rettigheter du har avhenger av omstendighetene.

 

Rett til å trekke tilbake samtykke: Dersom behandlingen beror på et tidligere avgitt samtykke til behandling av personopplysninger (f.eks for markedsføringsformål) kan du til enhver tid trekke dette tilbake ved å henvende deg til oss.

 

Be om innsyn: Som kunde/bruker har du rett til å vite hvilke opplysninger vi har lagret om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. Slike opplysninger kan enkelt innhentes fra oss ved forespørsel. For å sikre at personopplysningene utgis til riktig person kan vi be om at begjæring om innsyn skjer skriftlig, eller ved annen identifisering av deg som klient.

 

Få opplysninger endret eller slettet: Du kan alltid be oss om å rette opp i feilaktige opplysninger om deg, eller be oss om å slette personopplysninger. Så langt det er mulig vil vi imøtekomme forespørsler om sletting, med mindre det foreligger tungtveiende grunner for at opplysninger ikke kan slettes, som for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

 

Flytt dine data (Dataportabilitet): Retten til dataportabilitet gjør at du som klient ved en enkel forespørsel kan ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

 

Klage til Datatilsynet: Hvis du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på kan du klage til Datatilsynet.

​

 

8. Sikkerhet

 

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er av både teknisk og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

​

 

 9. Endringer i personvernerklæringen

 

Vi forbeholder oss retten til å gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid kunne finne siste oppdaterte versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

​

 

 10. Kontakt oss

 

Dersom du har henvendelser angående vår personvernerklæring eller ønsker å utøve dine rettigheter kan du kontakte oss:

 

Navn på kontaktperson: Mathias T. Gebremichael

Kontakt per telefon: (+47) 467 90 069

Besøksadresse: SIXA, Dronning Eufemias gate 6A, 0191 Oslo, Norge

Adresse for post: SIXA, Dronning Eufemias gate 6A, 0191 Oslo, Norge

Kontakt per e-post: mathias@ecitlaw.com